更好地管理任务表中的任务
在前面的文章《养成记录事情的好习惯》和《利用任务表进行日程管理》中，我们探讨了使用任务表或者日程表的必要性，以及什么样的任务表是一个好的任务表。在这篇文章中，我们将具体讨论如何管理任务表中的各项任务。
毫无疑问，使用任务表的目的是合理利用时间。福特汽车公司的创始人亨利·福特说过：“时间就是金钱”。这个结论是将工作时间和资本投入进行简单比较得出来的 合理结果，而福特公司巨大的成功证明了它的正确性。从没有哪一家企业的座右铭像“时间就是金钱”一样得到如此广泛的认同。开始时，很多人却觉得这一说法让 他们不舒服，是在对人们进行集体洗脑，摧毁了人们和时间这一元素之间原本自然的关系。但是不久以后，人们确信时间就是金钱，这一新想法不知不觉地成了大家 挂在嘴边的日常用语了。
这种管理体系在相当长的时间里被企业所采纳，直到20世纪80年代中期，企业中出现了新的情况：由于员工的工作量 不断增大，企业要在预先确定的时间内完成一些临时制定、加入的目标开始变得困难。因此，他们开始寻找一种能为自己提供支持的手段，时间管理就在这样的背景 下应运而生了。此后，员工们开始在培训班上学习各种有效利用时间的方法。比如：
· 首先阐明你的工作目标，并据此给自己制定必要的任务。
· 接着将每项任务划分为若干项你可以在一个月、一周或是一天内完成的阶段性任务。
· 每天下班回家之前，制订出第二天的工作计划。
· 把同一类的事情集中起来一起处理，比如写信、打电话等等。
在 接下来的一段时期，这种规划、安排自身工作的方式很快被证明还不够完善。人们继续抱怨：尽管如此，我还是无法完成我的工作任务。每天晚上我的办公桌上都会 有一大堆未完成的任务，因此我不得不在办公室工作到很晚，结果，我留给家人、朋友以及自己休息的时间变得越来越少了。就在这样的抱怨声中，“时间管理”经 过进一步的完善，演变成了更有效的“自我管理”模式。
“自我管理”与传统的“时间管理”的区别在于，每个人不仅要询问自己：“哪些任务是我在某项工作中必须完成的？”同时还要明白，“我个人觉得什么才是重要的？哪些任务我必须，而且也希望在业余时间完成？”
如果一个人能够回答好这些问题，那他的日程表上除了“与领导商谈”，肯定还会出现“家长会”和“背部体操”之类的内容。
“自我管理”还十分注重对任务的分析与调查，以明确某项任务应该被归为“重要任务”还是“紧急任务”。“紧急”这个词，背后隐藏的往往是时间的紧迫性或是对其他事情的直接影响。与此相反，“重要”涉及的才是任务的内容本身。
在工作领域，“紧急任务”往往是及时回复他人。许多事情是向客户承诺过的，所以“今天无论如何都要给对方一个答复”。家庭方面，如果家里没有食物，而孩子又在等着吃饭，那么购物就算得上是“紧急任务”了。此外，月末交房租同样也属于一项“紧急任务”。
培 训新员工则属于工作中的“重要任务”，否则新员工进入不了状态，既浪费钱，又无法为企业创造任何利润。此外，在企业中引进能够提高工作效率的软件，也是我 们应该给予重视的“重要任务”。私人领域中，“重要任务”包括抽出足够的时间与孩子及爱人交谈、定期检查身体以及早发现疾病等等。
根据“重要任务”与“紧急任务”的区别，“时间管理”及“自我管理”定义了以下四种任务类型。
A类任务：这类任务既重要，同时也十分紧急，你必须马上完成。
事例：
· 孩子摔倒时对他们进行安慰。
· 你正打算出国旅行，可是发现自己的护照过期了，这时你要去申请延长旅行护照的有效期。
· 你的重要客户提出不满后，给他回个电话。
B类任务：这类任务很重要，但不是很紧急，因此可以暂时放一放。根据其重要性，你也可以选择交由他人去处理。
事例：
· 距规定的纳税期限还有一段时间，但可以提前做报税单。
· 厨房的水龙头漏水，请人来修理。
· 培训新的同事/员工，让他们熟悉工作。
C类任务：这类任务的重要性相对低一些，但是十分紧急。你可以根据实际情况委托别人去处理。（工作上的事可以委托给同事、相关的专业部门或是专门的服务提供商，私人事宜则可以交给爱人、钟点工或是其他的服务提供商。）
事例：
· 把填好的转账单送到银行。
· 家里的植物缺水时给它们浇水。
· 处理某位相对来说不重要的客户的订单。
D类任务：这类任务既不重要也不紧急，你可以放心地把它们丢在一边，不去操心。
事例：
· 拆阅邮箱里或是办公桌上的广告信。
· 熨烫内衣或餐巾。
对 于上述这些有关“紧急任务”与“重要任务”的事例，你是不是会有一些反对意见呢？比如当我们把“熨烫内衣或餐巾”这项任务归入D类任务时，你可能会问： “这件事真的不用去做吗？”也许对你来说，把内衣熨平或把餐巾整整齐齐地摞在一起是非常重要的，那么你完全可以把这项任务归入其他你认为合适的类别。同 样，厨房的水龙头不断滴水可能会让你感到心烦意乱，或者你反对任何浪费水的行为，那么“请人修理水龙头”这件事就不应该被归入B类任务（重要但不紧急）， 而是应该当做A类任务（既重要又紧急）来处理。这说明：我们分别赋予各项任务何种意义，完全取决于我们自身的价值体系。
今天不太紧急的任务，明天可能就会十会紧迫。
哪 些任务你会一拖再拖，直至它们变得十分紧迫？这些任务是否都属于同一类别？最常见的例子包括写公函之类的行政事务、熨衣服之类的日常工作以及汇款之类的经 济事务等等。考虑一下，你有没有可能把这些“讨厌的工作”委托给别人去做？如果可能的话，你会委托给谁？倘若这些工作非你亲自完成不可，那么在你 “崩溃”之前，最好赶快抓紧时间去做。这是一项非常有效的自我管理技巧，它能帮助你摆脱沉重的负担，从而作好准备去面对其他真正紧张、重要的工作。
随 着时间的推移，各项任务的性质可能会发生一些变化，这一点将给我们的分类工作造成不小的困难。我们还是举前面提过的厨房水龙头漏水的例子：当水龙头每四分 钟才漏出一滴水的时候，我们可能并不会把它当成一回事，因而修理工作被一拖再拖。结果，当某天水突然从水管中倾泻而出的时候，原先并未引起我们多少重视的 工作，一下子就变得十万火急了。
如果我们仔细看上面的结论，就会发现，对任务进行A，B，C，D分类的方法其实根据就是帕累托原则。把事 情按照重要性和紧急性进行区分，进而把自己的时间合理分配。你就会发现，时间被更加充分的使用，你的任务表发挥了更大的效用。和别人用了同样的时间，你却 能够做更多的事情了！
总结：在这篇文章中我们讨论了如何根据任务表中的任务的轻重缓急进行任务的优先级排序和重要性排序，进而提出了更加有效使用任务表来进行时间管理的方法。